¿Qué estrategias de protección de datos deben aplicar los organizadores de eventos?
Las estrategias de gestión de datos deben definirse con suficiente antelación para garantizar que solo se recopila la información personal imprescindible para ofrecer una experiencia más personalizada. Siguiendo el principio de minimización del RGPD, la recogida de datos debe limitarse a lo que sea relevante y necesario para cumplir una finalidad concreta. Dado que se trata de un ámbito amplio y técnico, es fundamental que la empresa organizadora del evento y las plataformas que utilices cuenten con los controles adecuados.
Como mínimo, conviene:
- Asegurarte de conocer la normativa local aplicable, como el RGPD en la Unión Europea, y tener en cuenta que en algunos países la ley puede variar entre estados o provincias (por ejemplo, la California Consumer Privacy Act en Estados Unidos).
- Mantener una política de privacidad pública y fácilmente accesible en los formularios de inscripción y en las páginas web del evento, explicando con claridad qué datos recoges, para qué los usarás, con quién se compartirán y qué ocurrirá con ellos una vez finalizado el evento.
- Ofrecer un consentimiento explícito (opt‑in) antes de utilizar la información, ya sea para personalizar la experiencia del usuario o para comunicarte con los asistentes por correo electrónico u otros canales.
- Implantar medidas técnicas, contractuales, administrativas, físicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente a pérdida, destrucción, accesos no autorizados, divulgaciones accidentales o ilícitas y manipulaciones; por ejemplo, cifrar los datos recopilados y exigir el cifrado también a cualquier proveedor externo que los almacene.
- Utilizar una plataforma de pago segura y alineada con los requisitos de protección de datos.
- Establecer procesos claros para eliminar los datos de acuerdo con la normativa de privacidad aplicable y con las obligaciones del responsable del tratamiento.
- Recordar que las fotografías también se consideran datos personales: comunica de forma transparente si se tomarán imágenes y si se utilizará reconocimiento facial, especialmente cuando haya menores entre los asistentes.
¿Qué es la ISO?
La La Organización Internacional de Normalización (ISO) es un organismo independiente que reúne a expertos de todo el mundo para desarrollar “normas internacionales voluntarias, consensuadas y relevantes para el mercado”.
Se considera el sistema de gestión de la calidad más reconocido a nivel mundial. La certificación ayuda a las empresas a demostrar que sus productos y/o servicios cumplen de forma constante las normas internacionales aplicables y los requisitos legales.
Estas normas se conocen como certificación ISO, a partir del griego “isos”, que significa “igual”. Para obtener la certificación, las organizaciones deben someterse a auditorías realizadas por una entidad certificadora ISO independiente.
¿Qué protección de datos ofrece MCI?
Con el aumento de proyectos organizados en formatos híbridos y online, la tranquilidad y la transparencia sobre los datos que las organizaciones recopilan y tratan resultan esenciales. Las rigurosas auditorías y procesos necesarios para obtener la acreditación ISO 27001 e ISO 27701 prueban que la seguridad y la privacidad de la información son prioritarias para mci group y refuerzan su compromiso con sus clientes y con los titulares de los datos.
Un enfoque estructurado de la gestión de la seguridad de la información ayuda a reducir la probabilidad de incidentes de ciberseguridad y privacidad, optimizar los controles de seguridad y responder con eficacia a un entorno de amenazas en constante evolución. Como empresa centrada en las personas, situamos siempre la seguridad de los datos en primer lugar: ningún proyecto físico, digital o híbrido es posible sin una protección adecuada de la información.
En España, MCI Spain refuerza este compromiso contando, además, con la certificación ISO 20121, que acredita su sistema de gestión sostenible de eventos y garantiza procesos alineados con los estándares internacionales de sostenibilidad.
Edouard Duverger - Chief Information Officer
