Dernière mise à jour – mars 2026
MCI Group Holding SA, 9, Rue du Pré-Bouvier, 1242 Satigny, Genève, Suisse, ou l’entité pertinente de mci group (« mci group »), est un réseau mondial d’agences, avec des activités et des filiales dans de nombreux pays à travers le monde, qui fournit à ses clients (le « Client ») des services de marketing et de communication, de gestion d’associations et de congrès, de réunions et d’événements, ainsi que des services digitaux et de conseil.
MCI Benelux SA, Avenue des Arts 47, 1000 Bruxelles, Belgique, a été désignée comme le principal représentant de mci group au sein de l’Union Européenne.
(i) La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont mci group traite et protège toute information collectée via le site Web et les activités marketing : mci group agit en tant que responsable de traitement.
(ii) Projets Client (ex. événements organisés pour un client) : notre Client agit en tant que responsable de traitement, et mci group en tant que sous-traitant, sur la base des instructions documentées du Client.
Si vous exercez vos droits en matière de protection des données dans le cadre d’un projet Client, nous pouvons, lorsque la loi ou le contrat l’exige, rediriger votre demande vers le Client (ou assister le Client).
mci group a pour priorité de faire évoluer en permanence ses services afin de répondre au mieux aux besoins de ses Clients. À cette fin, mci group peut collecter et conserver certaines informations, y compris des données à caractère personnel. mci group prend la protection de vos données à caractère personnel très au sérieux dans l’ensemble de ses processus métier. La présente Politique de confidentialité vise à vous aider à comprendre comment les données sont collectées, traitées et conservées afin de répondre aux exigences légales et aux normes de protection des données de mci group.
La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons et utilisons les données à caractère personnel, les choix dont vous disposez et la manière de nous contacter. Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement pour certaines activités de traitement, nous vous le demanderons séparément, et vous pourrez le retirer à tout moment.
1. Champ d’application de la présente Politique de confidentialité
La présente Politique de confidentialité s’applique à l’ensemble des services offerts par mci group.
La présente Politique de confidentialité ne s’applique pas aux services proposés par d’autres sociétés ou personnes. Elle ne couvre pas les pratiques d’information d’autres sociétés et organisations qui font la promotion des services de mci group, ni celles de tout tiers exploitant un site Web vers lequel le site Web de mci group ou tout autre actif numérique de mci group peut contenir un lien.
2. Données collectées et méthode de collecte
Le mci group collecte des données générales et des données à caractère personnel auprès de :
- vous, lorsque vous fournissez vos informations à mci group ;
- ses Clients (dans ce cas, les Clients doivent s’assurer qu’ils sont en droit de divulguer ces données et que vous êtes informé(e) des différents points détaillés dans la présente Politique de confidentialité) ;
- les participant(e)s aux réunions et événements du Client organisés par mci group ;
- les utilisateurs des sites Web de mci group ou du Client ; et des tiers (tels que des prestataires de services en ligne ou une autorité d’authentification unique).
À réception des données, un profil électronique est créé dans les outils de mci group pour chaque personne ou entité (le « Profil de contact »).
Selon le service concerné et vos choix, le Profil de contact peut inclure les catégories de données suivantes (uniquement lorsque cela est nécessaire aux finalités décrites à la section 3) :
- nom ;
- sexe ;
- date de naissance ;
- adresse ;
- numéros de téléphone ;
- adresses e-mail ;
- nationalité ;
- données de localisation physique pendant un événement ;
- informations relatives à l’ADA (Americans with Disabilities Act) ;
- allergies ou préférences alimentaires ;
- coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence ;
- organisation ou entreprise employeuse et/ou intitulé de poste ;
- secteur d’activité et/ou centres d’intérêt ;
- références/numéros de carte de crédit ;
- destinations de voyage ;
- programmes/itinéraires de voyage ;
- préférences de voyage ;
- préférences d’hébergement ;
- autres préférences communiquées ;
- passeport ;
- détails de visa ; et
- informations complémentaires demandées par les Clients dans le cadre des événements.
Certaines données que nous pouvons traiter peuvent être considérées comme sensibles (p. ex., besoins d’accessibilité, informations liées au handicap, ou certaines exigences alimentaires lorsqu’elles peuvent révéler des informations de santé ou des convictions religieuses). Conformément au principe de minimisation, nous ne traitons ces données que lorsque :
(i) cela est strictement nécessaire pour le service concerné (p. ex., fournir des aménagements d’accessibilité ou une restauration adaptée en toute sécurité), et
(ii) nous disposons d’une base légale valable au regard du droit applicable, y compris, lorsque requis, d’un consentement explicite.
Lorsque nous nous appuyons sur un consentement explicite, nous vous le demanderons séparément (par exemple, via un champ d’un formulaire d’inscription expliquant clairement l’usage qui sera fait des données).
Les participant(e)s sont informé(e)s de la présence de dispositifs d’enregistrement photo/vidéo et/ou audio sur site, notamment au moyen d’avis visibles et/ou d’annonces pendant l’événement. Si un(e) participant(e) a des questions ou préoccupations concernant les enregistrements, ou souhaite formuler une objection dans certaines circonstances, il/elle peut contacter l’équipe d’inscription ou l’équipe événementielle sur site, qui fournira des informations et, dans la mesure du raisonnable, aidera à traiter la demande.
3. Finalité de la collecte de données
mci group utilise les données collectées afin de fournir, maintenir, protéger et améliorer la qualité globale de ses services. La collecte de données vise également à protéger mci group et ses utilisateurs. mci group ne collecte pas davantage de données que ce qui est nécessaire pour atteindre ces finalités.
Outre la création de Profils de contact, mci group utilise vos données aux fins suivantes :
a) Réservations : Les Profils de contact sont conservés dans une base de données en tant que document de référence, à consulter chaque fois qu’une réservation doit être effectuée. Lorsqu’une réservation est effectuée, mci group crée un code de réservation contenant l’ensemble des données à caractère personnel ainsi que les informations de réservation nécessaires pour satisfaire votre demande et satisfaire aux exigences réglementaires pour certaines destinations. Pour effectuer des réservations, mci group peut être amené à transférer des données à caractère personnel à divers fournisseurs de voyage tiers (tels que des compagnies aériennes, hôtels, sociétés de location de voitures, sociétés d’outils de réservation en ligne, prestataires de suivi sécurité/sûreté et systèmes informatiques de réservation) dans votre pays d’origine ou dans un autre pays où vous pouvez voyager et parfois également à des organismes gouvernementaux pour certaines destinations.
Base légale : Contrat ;
b) Consolidation de rapports de voyage : À la demande d’un Client, mci group ou un tiers peut préparer des rapports d’information qui récapitulent et analysent les dépenses par destination, par fournisseur de voyage, etc. De tels rapports, pouvant inclure certaines données à caractère personnel issues de votre Profil de contact, sont ensuite transmis au Client demandeur.
Base légale : Contrat ;
c) Conformité à la politique de voyage : À la demande d’un Client, mci group peut établir un rapport sur votre conformité à la politique de conformité de l’événement, à la politique de conformité budgétaire ou à la politique de voyage dudit Client, et identifier toute exception à cette conformité.
Base légale : Contrat ;
d) Nouveaux produits et services : Dans le but d’améliorer les services et sur la base des données communiquées à mci group, mci group peut vous envoyer des informations supplémentaires relatives à votre/vos événement(s) et/ou voyage(s) actuel(s) ou futur(s). Un exemple pourrait être une liste de restaurants à proximité d’un hôtel spécifique dans une ville ou des stationnements à l’aéroport de départ.
Base légale : Intérêt légitime ;
e) Promotion et marketing : mci group peut utiliser vos données afin de personnaliser votre expérience sur le site Web de mci group en présentant des publicités plus pertinentes pour vous, de vous envoyer des communications marketing que nous estimons susceptibles de vous intéresser, y compris des informations sur nos services, des études de cas, du leadership d’opinion ou des livres blancs, des mises à jour de blog, etc. Par exemple, mci group utilise des prestataires tiers afin de présenter des services et offres adaptés aux préférences et centres d’intérêt démontrés par votre activité en ligne au fil du temps. mci group peut utiliser vos données à des fins de promotion et de marketing pour les Clients actuels ou potentiels de mci group et/ou des tiers de mci group. mci group peut utiliser vos données afin de personnaliser votre expérience sur le site Web de l’événement en présentant des publicités plus pertinentes pour vous, et afin de vous envoyer des communications marketing selon les choix effectués par vous durant l’inscription. mci group peut utiliser les données pour analyser des tendances afin de proposer d’autres services à ses Clients, tels que de nouveaux événements ou d’autres services.
Base légale : Consentement ;
f) Analyse statistique relative aux sites Web : mci group, ou des tiers instruits par mci group, évalue ces données exclusivement à des fins statistiques et uniquement sous forme agrégée et anonymisée, afin d’optimiser le site Web de mci group et d’accroître la convivialité, l’efficacité et la sécurité. mci group peut notamment utiliser des données techniques afin de mesurer le succès des campagnes marketing de mci group, d’établir des statistiques sur l’utilisation du site Web de mci group et les taux de réponse, et d’utiliser des données à caractère personnel agrégées pour calculer le pourcentage d’utilisateurs de mci group ayant un indicatif téléphonique particulier.
Base légale : Consentement ;
g) Gestion des opportunités d’emploi
Base légale : Conditions précontractuelles
h) Création d’une bibliothèque de CV
Base légale : Intérêt légitime – renforcer le processus de recrutement de mci group
i) OneSystem Plus – à la demande du responsable de traitement (mci group agissant en tant que sous-traitant) :
mci group utilise les données collectées lors de l’inscription à l’événement afin de fournir, maintenir, protéger et améliorer la qualité globale de ses services. mci group ne collecte pas davantage de données que ce qui est nécessaire pour atteindre ces finalités.
Outre la création de Profils de participants, mci group utilise vos données pour la récupération de leads d’un Sponsor. Sur site, des exposants ou sponsors peuvent scanner votre badge lorsque vous visitez leur stand. Si vous ne souhaitez pas que votre badge soit scanné, veuillez en informer directement l’exposant.
Au moment du scan, les données du profil du/de la participant(e) seront partagées avec un exposant, et l’autorisation de scanner ce badge est considérée comme un consentement explicite (opt-in) au partage de ces données. Ces données peuvent être modifiées ou entièrement occultées de notre système et des dispositifs de lead, si le/la participant(e) demande que les données soient supprimées, ou s’il/elle modifie ses paramètres de confidentialité relatifs aux données comportementales/de suivi via l’Attendee Dashboard. L’exposant agit ici en tant que responsable de traitement indépendant. Si un(e) participant(e) a choisi de partager des données comportementales/de suivi, ces informations seront également envoyées à l’exposant et au portail web de leads. Si un(e) participant(e) n’a pas opté pour le partage, il/elle recevra un e-mail ou SMS unique lui fournissant un lien pour accéder à l’Attendee Dashboard afin de pouvoir gérer ses paramètres de confidentialité.
À partir du lien fourni dans l’e-mail ou le SMS par le système de leads, chaque participant(e) pourra contrôler la visibilité de chaque point de données partagé, ainsi que remplacer chacune des informations de profil partagées avec les exposants. En outre, le/la participant(e) pourra consulter ses données comportementales et de suivi, et opter pour le partage de ces données avec les exposants. Chaque exposant ayant capturé le badge d’un(e) participant(e) aura accès aux informations de ce/cette participant(e). Les participant(e)s ont accès à des fonctionnalités supplémentaires sur l’application pour interagir avec les exposants, demander à être oublié(e), etc.
Les données des personnes ne seront partagées qu’avec les Sponsors ayant scanné le badge de la personne.
Des avis sur site décriront le processus de récupération de leads et informeront les participant(e)s du processus et de la manière dont les données seront partagées.
j) Outre les communications décrites dans la présente Politique de confidentialité (y compris aux prestataires de services, les communications sur instruction du Client, et les communications légales/réglementaires), nous ne partageons pas vos données à caractère personnel avec des tiers, sauf si vous en avez été informé(e) et, lorsque requis, si vous avez donné votre consentement.
Base légale : Consentement
k) mci group peut communiquer vos données à des tiers lorsque cette communication est autorisée et requise par la loi ou une ordonnance judiciaire, ou lorsque cette communication est nécessaire à la protection et à la défense de vos droits.
Base légale : Obligation légale
4. Durée de conservation
Les données générales et les données à caractère personnel seront conservées par mci group pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à l’exécution des finalités susmentionnées. mci group conservera les données générales et personnelles pendant une durée maximale de cinq ans s’il n’existe pas d’exigence légale spécifique. Lorsque le traitement est soumis à des exigences légales, financières ou réglementaires, la conservation peut se prolonger au-delà de la période générale conformément aux obligations légales pertinentes. Lorsque des lois locales spécifiques imposent des durées de conservation plus longues ou plus courtes, ces règles locales prévalent.
Les données de contact marketing sont conservées conformément à nos directives internes. Si vous retirez votre consentement ou vous désinscrivez, vos coordonnées sont placées sur une liste de désinscription conservée pendant trois ans afin de nous assurer que nous respectons vos préférences en matière de communication.
Les candidat(e)s ayant créé un profil sur https://careers.mci-group.com/ peuvent lier leur candidature à une offre d’emploi. Tous les profils de candidat(e)s restés inactifs pendant deux ans sont automatiquement supprimés après en avoir informé les candidat(e)s.
Vous pouvez annuler/supprimer votre compte mci group en envoyant un e-mail à notre Délégué à la protection des données :privacy@mci-group.com.
5. Lieu de conservation et responsable de la base de données
Les Profils de contact que mci group conserve sont stockés dans des bases de données centrales dans le cloud auprès de prestataires tiers situés en Europe, aux États-Unis et en Asie. Les prestataires tiers ont signé nos clauses dédiées de protection des données.
Tout transfert de vos Données en dehors de l’Espace Economique Européen ne sera effectué qu’avec des garanties appropriées en place, telles que des dispositions contractuelles conformes aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données.
Vous pouvez demander des informations complémentaires sur ce qui précède en envoyant un e-mail à notre Délégué à la protection des données :privacy@mci-group.com.
6. Vos obligations
Vous devez vous assurer que les données que vous nous fournissez sont :
- correctes ;
- exactes ;
- à jour ;
- véridiques ; et
- conformes à toute législation applicable.
En particulier, étant donné que mci group communiquera principalement avec vous par e-mail, vous êtes tenu(e) de nous informer de toute modification de votre adresse e-mail. À défaut, vous pouvez mettre à jour directement vos données dans votre Profil de contact.
mci group s’engage à protéger les besoins de confidentialité des enfants et nous encourageons les parents et tuteurs à jouer un rôle actif dans les activités en ligne de leurs enfants. mci group ne cible pas les actifs numériques d’enfants en dessous de l’âge applicable de consentement numérique dans les juridictions concernées.
7. Transfert et communication des données
7.1 En général
mci group est une société mondiale disposant de bureaux dans plus de 30 pays à travers l’Europe, les Amériques, l’Asie et le Moyen-Orient. Vos données à caractère personnel peuvent dès lors être transférées en Suisse et en dehors de la Suisse, notamment vers des pays dont les lois en matière de protection des données peuvent être différentes de celles de votre pays de résidence.
a) Transferts au sein de mci group : Des transferts sont effectués au sein de mci group, de ses filiales et de ses franchises afin de soutenir ses activités et/ou services.
b) Transfert à des tiers : mci group travaille avec certains tiers afin d’obtenir des services de soutien en lien avec des services de voyage, de réunions et d’événements et/ou d’autres services de mci group à ses Clients, tels que des services de réservation en ligne d’urgence, des services de réservation d’hôtels, des exigences de transport terrestre ou l’émission de billets d’avion, un fournisseur de badges et, dans certains cas, des données à caractère personnel seront partagées avec ces tiers afin de poursuivre la mission et les objectifs de mci group. mci group peut également transférer des données à caractère personnel à des tiers à la demande de ses Clients. Par exemple, à des sponsors et exposants ou à d’autres tiers pour la consolidation de données ou des services de suivi afin de générer des statistiques. Lors d’événements ou de congrès, des sponsors ou exposants peuvent scanner les badges des participant(e)s avec le consentement de ces derniers. Si vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel leur soient transmises, veuillez le leur indiquer en ne leur permettant pas de scanner votre badge. La collecte et l’utilisation des données à caractère personnel sont régies par la politique de confidentialité de chaque sponsor ou exposant. mci group peut transférer vos données à des tiers à des fins de promotion et de marketing telles que décrites au point 3e) ci-dessus. mci group peut également transférer vos données à un tiers en cas de réorganisation, fusion, vente, coentreprise, cession, transfert ou autre disposition de tout ou partie de l’activité, des actifs ou des actions mci group (y compris dans le cadre de toute procédure de faillite ou procédure similaire). Avant tout transfert, les tiers sont tenus de signer un accord de traitement des données avec mci group, qui les oblige à respecter les lois applicables en matière de protection des données. Les Clauses contractuelles types (CCT) de l’UE (SCC) sont incluses en annexe afin d’appliquer des garanties appropriées avec des pays tiers.
Dans le cadre de ses activités, mci group travaille avec un certain nombre de partenaires récurrents qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte à des fins spécifiques :
· Fournisseur de badges
· Outil de benchmarking
· Plateformes de gestion d’événements
· Hospitalité
· Application mobile d’événement
Cette liste n’est pas exhaustive et peut être mise à jour de temps à autre. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette liste afin de rester informé(e) de toute modification.
mci group utilise Microsoft Office 365, Cloud Azure avec des serveurs situés dans l’UE.
c) Transferts réglementaires : mci group peut être tenu, en vertu de la loi, de transférer des données à des gouvernements ainsi qu’à des autorités réglementaires et/ou de contrôle.
Lorsque vous assistez à un événement organisé par mci group pour le compte de l’un de ses Clients, vos données seront collectées sur instruction de notre Client, responsable de traitement, et transférées à mci group agissant en tant que sous-traitant à des fins de gestion de projet.
8. Mesures de sécurité et organisationnelles
Afin d’assurer la sécurité de vos données sur le site Web et les systèmes de mci group, mci group a mis en œuvre des mesures techniques, contractuelles, administratives, physiques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre la perte, la destruction, l’accès non autorisé, la divulgation accidentelle ou illégale et la manipulation. Ces mesures font l’objet d’un développement continu conformément aux progrès technologiques et sont périodiquement réexaminées afin de respecter toutes les lois applicables en matière de confidentialité.
Seul le personnel autorisé de mci group, le personnel des sociétés tierces (c.-à-d. les prestataires de services) ou le personnel autorisé de nos Clients (qui se sont engagés contractuellement à conserver toutes les informations en sécurité) ont accès à vos données à caractère personnel. Tout le personnel de mci group ayant accès à vos données à caractère personnel est tenu de respecter les réglementations de confidentialité du personnel, et tous les employés tiers ayant accès à vos données à caractère personnel ont signé des accords de non-divulgation. En outre, des accords de transfert de données sont en place avec les sociétés tierces ayant accès à vos données à caractère personnel afin d’assurer la sécurité de vos données.
9. Vos droits
Conformément aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données, vous avez le droit de demander l’accès à vos Données, leur rectification ou leur effacement, ou la limitation du traitement, et de vous opposer au dit traitement, ainsi que le droit à la portabilité des données, sauf si mci group doit conserver ces données à des fins commerciales légitimes ou légales. Pour plus d’informations, vous devez contacter le Délégué à la protection des données à l’adresse e-mail sousmentionnée. En outre, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
Pour contacter mci group pour des questions ou problèmes relatifs au traitement des données, vous devez contacter le Délégué à la protection des données à l’adresse e-mail suivante : privacy@mci-group.com.
En contactant le Délégué à la protection des données à l’adresse e-mail susmentionnée, vous pouvez demander à ne plus recevoir de futurs messages de marketing électronique de mci group et demander que nous cessions de partager vos données à caractère personnel avec des tiers non affiliés à des fins de marketing. mci group s’efforcera de satisfaire votre/vos demande(s) dès que raisonnablement possible et dans un délai de trente (30) jours.
Veuillez noter que si vous vous désinscrivez comme décrit ci-dessus, mci group ne sera pas en mesure de supprimer vos données à caractère personnel des bases de données de tiers non affiliés avec lesquels mci group a déjà partagé vos données à caractère personnel (c.-à-d. à qui nous avons déjà fourni vos données à caractère personnel à la date à laquelle nous mettons en œuvre votre demande de désinscription). Certains tiers peuvent agir en tant que responsables du traitement indépendants et doivent être contactés directement pour leur propre traitement. Veuillez également noter que si vous vous désinscrivez de la réception de messages liés au marketing de mci group, nous pouvons néanmoins vous envoyer d’importants messages administratifs, auxquels vous ne pouvez pas vous soustraire.
10. Modifications
La présente Politique de confidentialité peut être révisée et mise à jour par mci group de temps à autre afin de se conformer aux lois légales en matière de protection des données et de confidentialité. mci group publiera toute modification de la Politique sur son site Web et, si les modifications sont importantes, mci group enverra un avis à l’adresse e-mail indiquée dans votre Profil de contact.
11. Contact
Si vous avez besoin d’une assistance supplémentaire, veuillez contacter notre Délégué à la protection des données via :
Adresse e-mail : privacy@mci-group.com
Adresse : MCI Group Holding SA, Délégué à la protection des données, rue du Pré-Bouvier 9, 1242 Satigny, Suisse.
Pour les résidents des États-Unis et les demandes au titre du CCPA (California Consumer Privacy Act) : +18337910490