Congrès mondial de la viabilité hivernale 2026 : orchestrer un événement hors normes

Dès sa conception, le congrès se distingue par son caractère atypique et sa complexité. D’abord par son format hybride et hors normes : un programme scientifique dense mêlant ateliers, démonstrations techniques, sessions plénières et agora, enrichi par une exposition extérieure, un championnat du monde de chasse-neige et des visites techniques sur le terrain.

Ensuite par sa dimension internationale, avec des participants issus de 69 pays, impliquant une coordination fine des intervenants, des partenaires et des institutions, ainsi qu’une gestion multilingue exigeante. Sur le plan opérationnel, les défis étaient nombreux : concevoir une expérience fluide malgré la multiplicité des formats et des espaces, orchestrer une logistique complexe, intégrer des innovations technologiques, notamment en matière d’IA, et assurer une coordination agile entre les parties prenantes dans un contexte en constante évolution.

Enfin, la volonté d’innover avec des formats comme les silent rooms, l’exposition extérieure ou encore le championnat, impliquait de repenser les standards des précédentes éditions, tout en garantissant une qualité d’exécution irréprochable.

Pour relever ces défis, MCI a déployé une approche globale, alliant rigueur opérationnelle, innovation et agilité. L’événement a été pensé comme un véritable écosystème multi-expériences, capable d’articuler harmonieusement une grande diversité de formats. Les dispositifs mis en place ont permis d’optimiser à la fois le confort et l’engagement des participants, notamment grâce à l’intégration de salles en silent room favorisant la concentration, à la traduction par intelligence artificielle en temps réel pour les ateliers, complétée par une interprétation à distance pour les sessions plénières, ainsi qu’à une grande flexibilité dans l’aménagement des espaces, illustrée par la transformation rapide de la salle plénière pour accueillir le dîner de gala.

Une attention particulière a également été portée à l’expérience des intervenants. Une salle dédiée aux intervenants a été mise en place, permettant aux speakers de tester et valider leurs présentations en amont des sessions. Depuis cette preview room centralisée, les équipes techniques pilotaient l’ensemble des contenus diffusés dans les différentes salles. Ce dispositif a non seulement fluidifié l’expérience des orateurs, mais aussi permis d’optimiser l’organisation technique en évitant l’installation de régies individuelles dans chaque salle, garantissant ainsi cohérence, efficacité et qualité de diffusion.

Dans le même temps, une attention particulière a été portée à l’orchestration logistique, afin de garantir une expérience fluide malgré l’ampleur et la complexité du dispositif. MCI a ainsi coordonné l’ensemble des flux de participants entre les différents temps forts du congrès, qu’il s’agisse des sessions, de l’exposition ou des activités à l’extérieure.

Au-delà de la performance opérationnelle, l’événement s’est distingué par une expérience immersive et différenciante, conçue pour marquer durablement les participants. L’exposition extérieure, animée par des démonstrations et des espaces de convivialité, a contribué à créer une atmosphère vivante et engageante. Le championnat du monde de chasse-neige, véritable point d’orgue du programme, a renforcé la dimension spectaculaire et fédératrice du congrès. Enfin, la cérémonie d’ouverture, portée par une prestation de Cor des Alpes, a permis d’ancrer l’événement dans son territoire tout en lui conférant une identité forte.

Cette réussite repose également sur une collaboration internationale étroitement structurée. MCI a su coordonner efficacement l’ensemble des parties prenantes : client, organisation internationale, partenaires et prestataires, en mettant en place des processus clairs de validation, de communication et de répartition des rôles. Cette organisation a permis de garantir cohérence, réactivité et efficacité tout au long du projet.

Au-delà des chiffres, ce congrès marque un véritable tournant dans l’histoire des événements PIARC.

« Ce congrès international à Chambéry illustre parfaitement ce que peut produire une collaboration efficace entre un territoire, une organisation internationale et un organisateur expérimenté. (…) L’accompagnement de MCI a été un véritable levier pour concrétiser cette ambition. »
Guillaume Rosetti, Directeur d'Office de Tourisme, Grand Chambéry Alpes Tourisme

Les retours des participants soulignent la qualité de l’organisation et de l’expérience globale :

“Very beautiful congress (…) the logistics of every day went smoothly and we felt warmly welcomed.” (« Un très beau congrès (…) une logistique parfaitement maîtrisée au quotidien et un accueil particulièrement chaleureux. »)

Du côté des organisateurs, le constat est sans appel :

« Un record absolu de participation, une logistique maîtrisée et un congrès qui marque un avant et un après dans l’histoire des congrès d’hiver de PIARC. »
Miguel Caso Florez, Secrétaire général, PIARC

« Merci MCI pour tout le travail que vous avez fourni pour faire de ce congrès une réussite reconnue par PIARC, les congressistes, les exposants et tous les acteurs de l’évènement. »

Jacques Burdin, Directeur général adjoint Comité d’Organisation, PIARC Chambéry

*Photos credit: Matthias Kröll - Alpigraphie